我是如何使用Gmail邮箱的

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现在,邮件是公司的一种交流方式,很多人上班的时候都离不开接发邮件,自从工作以来,发邮件就是我每天上班的主要工作之一。

上班用的邮箱系统是Lotus Notes,除了资讯部,我们都没有权利删除邮件。

业余时间就使用私人邮箱了。一开始我是使用雅虎邮箱的,后来经过朋友的推荐,使用了 Gmail ,从此就一直以 Gmail 为日常联系邮箱,雅虎和其他邮箱就很少用了。

上网的时候,第一件事情通常就是检查收件箱,把邮件看完,先把所有要回复的邮件放进草稿箱,然后把收件箱清空——这样做会保证收件箱的邮件都是新的, Gmail 系统对删除的邮件只保存30天,所以如果有些来件有保留的必要,我会把它们转呈到另外一个邮箱——这个邮箱是专门用来保存历史记录的。

接着,我会检查并清空垃圾邮件。如果有正常的邮件被误判为垃圾邮件,我会点击“这不是垃圾邮件”;同样,如果收件箱里面有垃圾邮件,我会点击“这是垃圾邮件”并删除之。

对于放进草稿箱里面的邮件,我不一定是马上回复的,如果有别的比较重要或者比较急的事,比如精博上的读者评论,我会先把这些事处理完,然后再回到邮箱去回复那些草稿箱里面的邮件。回复邮件的时候,我会先挑最急最简单的邮件回复了,复杂一点的不是很急的邮件就晚点再复。如果对方也是使用 Gmail ,并且刚好在线上,而自己又没有隐身,那就会先回对方的邮件。

对于有需要回复的邮件,通常都是当天的邮件当天回,如果回答不了的,也会当天告诉对方——这件事正在处理之中,明天(或者其他时间点)给您答复。

或许是受职业的影响,写完邮件的时候,我都需要检查一遍然后再发。如果是写给重要人物或者是回答别人的问题,写完之后先把邮件存进草稿箱,隔会再打开草稿检查一遍,感觉良好之后才发送。

我的邮箱主要就是用来接发邮件的,但是除了接发邮件,我早些时候,还利用 Gmail 邮箱来订阅 RSS Feed 。后来随着订阅量的增加,发现通过邮件来阅读那么多的 RSS Feed 压力太大,并且又没有共享功能,于是就转为通过 Google Reader 来订阅了。但是现在还通过 Gmail 订阅几个 RSS Feed ,主要是为了测试用的。比如,对于精博的 RSS Feed , 邮箱接收的速度要比阅读器读取的速度慢,一篇新发表的文章, Google Reader 大概不用10分钟就可以读取到了,但是可能10几个小时之后 Gmail 邮箱才收到更新的文章。另外,邮件订阅的 RSS Feed 有时还会出现一些乱码。

Gmail 的通讯录很好用,我会把对方的照片、真实姓名、性别、出生年月、博客名称、博客地址等等一切尽可能详细的资料添加进去,因为联系人很多,不这样做根本就记不住谁是谁。

Gmail 还有聊天功能,联系人就是Gtalk里面的朋友,如果还不是朋友,就要先成为朋友才可以聊天,这个我偶尔会用。

Gmail 的标签功能是在写《您还记得在其他博客上的留言吗?》一文的时候开始用的,后来就不怎么使用了,因为收件箱都给清空了。

另外有使用的一个功能是“从其他帐户获得邮件”,我把其他邮箱都绑定到 Gmail ,只要通过 Gmail ,就可以完成其他邮箱的接发邮件工作。

Gmail 下面的功能我就没有用过了:

一是组的功能。例如,逢年过节,您可以选择所有的联系人,把他们的邮箱地址都放进同一封邮件里面,然后写上您的祝福、贴上美丽的贺卡,就可以向大家拜年或者问好了。这个功能我没有用过,去年圣诞节的时候,我是每个人发一封邮件,每封邮件的内容都不相同。今年,由于联系人的数量增加了,可能会考虑群发,把所有联系人分成两组,一组由老外组成,另一组都是中国人,然后给老外那组发送英文贺卡,给国人那组发送中文贺卡。

二是外出回复。我管它叫自动回复,这种功能大概是每个邮箱系统都有的,比如您国庆期间外出,不方便上网,而又不想让别人的来信受到冷落,您可以设置自动回复,内容类似这样:

本人10月1日到10月5日外出旅游,期间可能无法回复您的邮件,……

自动回复功能我也没有使用过,因为国庆期间我都在网上。

三是邀请函。我还没有通过 Gmail 邀请任何人使用 Gmail 。

Gmail 还有“过滤器”、“转发”、“Web剪辑”等功能,但是我都没有用过,如果您有这方面的经验,欢迎分享。

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